Что такое KPI и зачем он нужен

Узнайте, что такое KPI (ключевые показатели деятельности) и зачем они нужны. Узнайте, как рассчитать KPI сотрудников и какие показатели могут быть использованы. Узнайте о преимуществах и методах разработки KPI.

Что такое KPI и зачем он нужен

KPI (Key Performance Indicators) можно перевести на русский язык как «ключевые показатели деятельности». Они нужны для того, чтобы установить, насколько компания, подразделение или сотрудник были эффективны в конкретный промежуток времени.

Грубо говоря, KPI — это соотношение запланированной деятельности и выполненной работы.

Если вы сделали больше, чем запланировали, то ваш KPI больше единицы или выше 100%. Значит, вы перевыполнили план и можете рассчитывать на поощрение. KPI может быть высокого или низкого уровня: для оценки деятельности компании в целом или ее мелких структурных единиц. Индикаторы показывают на диаграммах или схемах всему рабочему коллективу, чтобы:

• Оценить эффективность работы;
• Подтвердить достижение целей;
• Улучшить работу в будущем;
• Осуществить контроль и регулирование процессов.

Показатели KPI

Показатели (или индикаторы) зависят от сферы бизнеса. Первоначально KPI применяли в сфере продаж. Большинство показателей в любом бизнесе будут так или иначе связаны с продажами и прибылью. У каждого показателя есть значение по степени важности для компании (его называют весом). Сумма всех весов показателей KPI равна 100%.

Показатели могут быть связаны с продуктом, персоналом, клиентами. Например:

• Выручка от продаж;
• Количество новых клиентов;
• Процент повторных покупок;
• Уровень удовлетворенности клиентов;
• Количество выполненных проектов;
• Сроки выполнения задач.

Единого списка показателей не существует, они рассчитываются экспертным путем для нужд конкретного предприятия. Главное — чтобы они были сбалансированы и отражали работу компании со всех сторон.

М. М. Панов в книге «Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI» советует руководителям подразделений включать в расчеты не больше 15 индикаторов, чтобы не перегружать менеджеров планированием. Для всей компании их может быть гораздо больше.

Что же такое KPI сотрудников простыми словами?

Индикаторы помогают руководителю лучше организовывать рабочий процесс и контролировать индивидуальный успех своих подчиненных. KPI работника помогут выявить его сильные и слабые стороны, продемонстрируют заслуги и достоинства, что в будущем поможет справедливо назначить денежную награду или другие поощрения. KPI также полезен и для самих работников. Например, если нужно проанализировать собственные успехи за прошедший квартал и сравнить их с текущими показателями.

Как рассчитать KPI?

Итоговый показатель эффективности рассчитывается так: фактический результат делим на плановый и умножаем на вес показателя, коэффициент важности значения для должности. Он принимает значение от 0 до 1.

Соответственно, если факт больше плана, сотрудник перевыполняет ожидаемый результат. Если наоборот, то человек не справляется с поставленной задачей.

От каких показателей зависит KPI?

Методы разработки KPI

Самыми распространенными методами разработки KPI выделяют:

1. Функциональный подход;
2. Процессный подход.

В чем разница между этими двумя методами?

У обоих методов в основе лежит стратегия и цели организации, но в функциональном подходе происходит формирование организационной структуры, которая отражает основные направления деятельности компании и состав подразделений компании.

В процессном же методе происходит описание и улучшение бизнес-процессов компании.

Пример расчета KPI

Расчет KPI зависит от конечной цели компании, поставленной руководителем для сотрудников, от ее миссии и ценностей, от подхода к рабочему процессу. Соответственно, расчеты показателей могут применяться разные.

Какие могут быть стратегически важные цели компании?

Универсальная формула расчета KPI выглядит так:

KPI = (Фактический результат / Плановый результат) * Вес показателя

Где база — минимальный результат эффективности сотрудника.

В качестве примера возьмем расчет KPI для маркетолога.

1 Шаг. Выбираем показатели

Предположим, маркетолог создает контент с блогерами, и его цель — повысить узнаваемость продукта или бренда. Для расчета KPI выбираем следующие характеристики:

• Количество публикаций с блогерами;
• Уровень вовлеченности аудитории;
• Уровень узнаваемости продукта или бренда.

2 Шаг. Определяем целевые значений показателей

Так как нас интересует качественный целевой трафик, то и оценивать его нужно по CTR («click-through rate», коэффициент кликабельности) в связке с процентом, который отвечает за удержание. При этом нужно следить за коэффициентом отказов, так как он не должен существенно вырасти.

Дальше мы анализируем показатели за прошедшие периоды и составляем для маркетолога план по их увеличению. Допустим, что мы поставили задачу повысить количество публикаций с блогерами на 20%, увеличить уровень вовлеченности аудитории на 15% и уровень узнаваемости продукта или бренда на 10%.

Правила и принципы внедрения KPI

Правила и принципы внедрения KPI заключаются в следующем:

• Определение стратегических целей компании;
• Выбор показателей, отражающих достижение целей;
• Разработка системы измерений и мониторинга;
• Установление целей для сотрудников;
• Оценка и анализ достижения целей;
• Корректировка показателей и целей в зависимости от изменяющейся ситуации.

Преимущества KPI

К основным плюсам применения KPI можно отнести:

• Объективная оценка эффективности работы;
• Мотивация и стимулирование персонала;
• Повышение ответственности и самоорганизации;
• Улучшение коммуникации и сотрудничества;
• Фокус на достижении стратегических целей.

Таким образом, система KPI для сотрудников является неотъемлемой частью современного управления организацией. Она позволяет не только оценить эффективность работы, но также мотивировать и стимулировать сотрудников на достижение поставленных целей. Расчет и использование KPI требует анализа и понимания целей компании, адаптации показателей под конкретные потребности и постоянного мониторинга для корректировки стратегии.

Что нам скажет Википедия?

Ключевые показатели эффективности (англ. key performance indicators, KPI) — это числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно: результативность и эффективность.

KPI — инструмент, позволяющий контролировать и оценивать работу людей, групп, подразделений и компаний, а также позволяет помочь в оценке реализации стратегии. Если выбранные KPI не связаны с целью и не образуются исходя из её содержания, то такие KPI использовать бессмысленно. Технологии постановки, пересмотра и контроля целей и задач легли в основу современного управления и называется «Управление по целям».

Термин «key performance indicators (KPI)» часто на русский переводят как «ключевые показатели эффективности» (КПЭ), однако это не совсем верный перевод. С переводом слов: key — ключевой, характеризующий степень достижения какой-либо цели, существенный для лица или ряда лиц; и indicator — индикатор, показатель; проблем не возникает, но слово performance невозможно однозначно перевести на русский, хотя технически это «производительность, КПД».

В ISO 9000:2008 для слова performance существуют два термина: результативность и эффективность:

Слово performance объединяет в себе и результативность, и эффективность. Таким образом, правильным переводом термина KPI будет «ключевой показатель результата деятельности», так как результат деятельности содержит в себе и степень достижения, и затраты на получение результата.

KPI базируются на системе сбалансированных показателей (англ. Balanced Scorecard, BSC), то есть на самом популярном на сегодня методе стратегического управления с комплексным подходом для достижения целей. При этом допускается, что при достижении всех целей нижнего уровня иерархии, главная цель достигается автоматически. Этот метод является частью системы управления эффективностью (англ. Performance Management) вместо системы управления по целям (англ. Management by Objectives, MBO). Здесь акцент делается на повышение значимости роли руководителя в оказании поддержки сотрудникам, например, проведение ежегодного обсуждения итогов их деятельности по показателям KPI и др.(англ. Performance Review) с формированием плана развития сотрудника (англ. Development Plan).

Также модель KPI использует многие управленческие концепции, например:

Управление по целям — метод управленческой деятельности, предусматривающий[источник не указан 1457 дней]:

Основоположником «Управления по целям» является Питер Друкер (нем. Peter Ferdinand Drucker (1909—2005)). Именно он превратил управление — непопулярную и неуважаемую в 50-е годы XX века специальность в научную дисциплину. Питер Друкер также является основоположником системы оценки достижения результатов — целей через ключевые показатели эффективности. Согласно Друкеру, начальники должны избегать «ловушек времени», когда они вовлечены в процесс решения текущих ежедневных задач, поскольку это приводит к тому, что они начинают забывать о выполнении задач, направленных на достижение результатов (целей). Современным воплощением управления по целям, является «Система КПЭ», которая включает в себя множество управленческих концепций, которые появились за последние 20—30 лет и дополняют классическое «Управление по целям».

По мнению Питера Друкера, лишь немногие области менеджмента имеют такое большое влияние на организацию, как оценка деятельности подразделений и компании в целом. Однако оценка, подчёркивает Друкер, сегодня одна из самых слабо проработанных областей управления. Так в результате опроса, проведённого в США, стало ясно, что 60 % руководителей высшего уровня недовольны своими системами оценки результатов деятельности. По отечественным оценкам количество недовольных российских менеджеров, ещё больше, более 80 %. Это недовольство выражается в отсутствии связи между планами, исполнением, результатом и мотивацией.

KPI и мотивация персонала стали неразрывными понятиями, так как с помощью данных показателей (KPI) можно создать совершенную и эффективную систему мотивации и стимулирования сотрудников компании.

В зависимости от стратегии компании различают разные KPI. В основном их применяют для определения результативности работы административно-управленческого персонала. Например, в стратегической цели «увеличить средний доход на клиента с 10 рублей до 15 рублей на 2008 год» ключевым показателем эффективности является «средний доход на клиента»[источник не указан 1457 дней].

KPI это не Ключевые факторы успеха. Это прежде всего числовой показатель.

Различают следующие виды KPI:

KPI для руководителей:

К запаздывающим относятся финансовые показатели. Финансовые показатели демонстрируют связь с желаниями собственника и возможностями компании генерировать денежные потоки, однако в силу своего запаздывающего характера не могут описывать текущую эффективность подразделений и компании в целом.

Оперативные (опережающие) показатели рассказывают о текущей деятельности подразделений и компании в целом, параллельно и косвенно отвечая на вопросы о том, какие денежные потоки могут быть в будущем, а также каково качество процессов и продукции, степень удовлетворённости заказчиков.

Эффективная система KPI использует следующие характеристики:

Разработку KPI рекомендуется провести в ряд этапов:

1. Предпроектные работы:

2. Разработка методологии системы KPI:

3. Разработка информационной системы KPI:

4. Завершение проекта. Ввод системы KPI (методологии и информационной системы) в промышленную эксплуатацию.

При разработке методологии KPI важно акцентировать внимание на:

Правила и принципы внедрения KPI

При этом сумма весов всех KPI на карте менеджера равна 100 % или единице. Веса расставляются экспертным путём. Каждому KPI устанавливается пороговое значение, по достижении которого выплачивается бонус из премиального фонда. Кроме того, есть ограничения в постановке целей в зависимости от типа собственника.

Примеры KPI

См. также

Примечания

Литература