Узнайте основы управления проектами и применение различных подходов. Выявление заинтересованных лиц, выбор целей и определение отчетных материалов для контроля прогресса и достижения результатов проекта.
Cодержание
Основы управления проектами
Прежде чем перейти к управлению проектами, необходимо четко понять, что такое «проект». Согласно определению Института управления проектами, проект - это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Таким образом, проект отличается от рутинных дел, поскольку у него есть определенное начало и завершение.
Этап 1. Выявление основных заинтересованных лиц и встреча с ними
Первый этап управления проектами - выявление основных заинтересованных лиц и проведение встречи с ними. Заинтересованное лицо может быть любым, кто будет иметь дело с результатами проекта, включая заказчиков и конечных пользователей. Важно выявить всех заинтересованных лиц и учесть их интересы при создании плана проекта.
Этап 2. Выбор целей и расстановка приоритетов
После выявления заинтересованных лиц необходимо выбрать цели и расставить приоритеты. Ориентиры, которые нужно достичь, и показатели и преимущества, которые ожидаются от проекта, должны быть конкретными и измеримыми. Цели и потребности участников проекта должны быть включены в план проекта, чтобы обеспечить обсуждение и согласование.
Этап 3. Определение отчетных материалов
На третьем этапе определяются отчетные материалы проекта. Это документы и отчеты, которые будут использоваться для отслеживания прогресса проекта и предоставления информации заинтересованным лицам. Важно определить, какие отчеты и данные будут необходимы для обеспечения контроля и отчетности по проекту.
Определение управления проектами
Управление проектами - это деятельность по решению задач и достижению целей проекта. Оно включает применение знаний, навыков, инструментов и техник для достижения требований проекта и запланированных результатов. Существует широкий перечень подходов к управлению проектами, включая предиктивный, гибридный и адаптивный подходы.
Ограничения в управлении проектами
В управлении проектами существуют ограничения, которые определяют рамки проекта. Они включают ограничения по времени, стоимости, содержанию и качеству. Изменение одного из этих ограничений может повлиять на другие стороны проекта. Необходимо учитывать и управлять этими ограничениями для успешного выполнения проекта.
В целом, управление проектами - это комплексная деятельность, требующая учета интересов заинтересованных лиц, определения целей, планирования работ, контроля прогресса и достижения результата. Правильное управление проектами позволяет достигать успеха в выполнении проектных задач и целей.
Что нам скажет Википедия?
Управление проектами — деятельность по решению задач и достижению поставленных целей проекта. Управление проектами является частью системы менеджмента предприятия.
Согласно PMBOK, управление проектами есть применение знаний, навыков, инструментов и техник при выполнении проектной деятельности для достижения требований проекта и запланированных результатов. Проектные команды могут достигать результатов, используя широкий перечень подходов (предиктивный, гибридный, адаптивный).
В основе современных методов управления проектами лежат методики структуризации работ и сетевого планирования, разработанные в конце 1950-х годов в США.
Классическая форма тройственной ограниченности описывает баланс между объёмом работы, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально именована как «тройственная ограниченность».
Как того требует любое начинание, проект должен протекать и достигать финала с учётом определённых ограничений. Классически эти ограничения определены как объём работы, время и стоимость. Они также относятся к Треугольнику Управления проектами, где каждая его сторона представляет ограничение. Изменение одной стороны треугольника влияет на другие стороны. Дальнейшее уточнение ограничений выделило из содержания качество и действие, превратив качество в четвёртое ограничение.
Ограниченность времени определяется количеством доступного времени для завершения проекта. Ограниченность стоимости определяется бюджетом, выделенным для осуществления проекта. Ограниченность содержания определяется набором действий, необходимых для достижения конечного результата проекта. Эти три ограниченности часто соперничают между собой. Изменение содержания проекта обычно приводит к изменению сроков (времени) и стоимости. Сжатые сроки (время) могут вызвать увеличение стоимости и уменьшение содержания. Небольшой бюджет (стоимость) может вызвать увеличение сроков (времени) и уменьшение содержания.
Иной подход к управлению проектами рассматривает следующие три ограниченности: финансы, время и человеческие ресурсы. При необходимости сократить сроки (время) можно увеличить количество занятых людей для решения проблемы, что непременно приведет к увеличению бюджета (стоимость). За счет того, что эта задача будет решаться быстрее, можно избежать роста бюджета, уменьшая затраты на равную величину в любом другом сегменте проекта.
Существует множество подходов к управлению жизненным циклом проекта/продукта в зависимости от типа проекта.
Во многих случаях в проекте выделяют роли заказчика, исполнителя (и иногда инвестора или спонсора). Такие роли почти всегда есть для внешних проектов. Для внутренних проектов такое разделение ролей также желательно с целью повышения эффективности при разделении труда и для устранения конфликта интересов при приемке результатов, определения зон ответственности.
Заказчик определяет цель и ограничения проекта и его финансирование. Исполнитель выполняет проект согласно утвержденному плану. Заказчик несет ответственность за постановку и актуальность целей и приоритетов, эффективность эксплуатации результатов проектов. В строительных организациях для этого выделяют специальную службу единого заказчика.
В случае четкого разделения ролей заказчик-исполнитель целью управления проектом является стабилизация работ и минимизация отклонений от утвержденного заказчиком плана. Если заказчик и исполнитель находятся в разных организациях, то составляется договор на исполнение проекта. При изменении требований заказчика может быть подписано дополнительное соглашение к договору в рамках ограничений суммарного бюджета программы проектов, оговоренных основным договором.
Цель управления проектом и успешность проекта различным образом оцениваются в разных методиках. Успешность может разным образом оцениваться различными участниками проекта.
В целом цель управления проектами — достижение заранее определённых целей при заранее известных ограничениях и целесообразном использовании возможностей, реагировании на риски.
Даже при достижении поставленных целей и целесообразности изменений, проект может не соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон. В проектах с высоким уровнем изменений требуется управление ожиданиями.
В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных работ (проектов) создается корпоративная система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.
Последовательность процедур управления проектом:
- Инициация проекта
- Планирование проекта
- Выполнение проекта
- Мониторинг и контроль проекта
- Завершение проекта
Основные процедуры и процессы PMI описаны в стандарте PMBOK. Прочие процедуры (управление командой, контрактами) вынесены «за рамки» методологии и называются инструментарием менеджера проекта. Кроме того, методология рассматривает «компоненты», которые состоят из Бизнес плана (Business Case), организации, планирования, управления рисками, управления качеством, управление конфигурацией, контроля и управления изменениями.
План управления является основным документом, с которого должен начинаться любой проект. План корректируется в течение всего проекта. В плане управления проектом должно быть отражено: содержание и границы проекта, ключевые вехи проекта, плановый бюджет проекта, предположения и ограничения, требования и стандарты.
Существует программное обеспечение как для управления проектами, так и управления портфелем проектов.
